Масштабирование ECM на SharePoint

добавлено: 29 сен 16
понравилось:0
просмотров: 1342
комментов: 0

теги:

Автор: gandjustas

Бытует мнение, что на для построения масштабируемого ECM решения на SharePoint  требуется глубокая кастомизация и без нее никуда. Причин этому много: широко известные Large List Threshold, тормознутые разрешения, Security Scopes Limit, довольно слабые возможности создания связей между элементами, ненадежный и невыразительный движок Workflow.

Тем не менее, при правильном подходе, можно построить ECM систему, хранящую терабайты документов, без тяжелой разработки.

Принципы

Первая и самая важная ошибка, которую совершает большинство разработчиков – использование хранилища SharePoint, как реляционной СУБД. В РСУБД тип данных соответствует расположению (таблице). При переносе этого принципе в SharePoint все документы, независимо от стадии их жизненного цикла, помещают в одну библиотеку. При такой архитектуре решение валится от нагрузки еще до достижения каких-либо лимитов.

В SharePoint тип данных задается типом контента. Типы контента не привязаны к спискам и могут располагаться где угодно. Более того, документы в SharePoint легко могут перемещаться между списками, сайтами и даже коллекциями сайтов, в том числе в разных контентных базах данных на разных серверах. Этим надо пользоваться при построении решений.

Первый принцип ECM в SharePoint, который обязательно нужно применять с самого начала – разделять оперативные и архивные документы. Обычно объем оперативных документов составляет не более 20% от общего объема и со временем этот показатель уменьшается. Если в РСУБД архивность - это не более чем атрибут, то в SharePoint надо явно задавать политики, по которым документы будут перемещаться в архив.

Сразу же возникает проблема,  как собрать все документы одного типа из разных расположений. В этом помогает поиск SharePoint. Поиск SharePoint позволяет строить сложные выборки и получать статистику.

Второй принцип ECM в SharePoint – использовать возможности поиска для построения выборок “всех” документов. “Всех” специально взял в кавычки, так как обычно нужны не все документы, а некоторая выборка по критериям. Для базовой реализации хватает встроенных возможностей SharePoint, сложные вещи потребуют разработки веб-частей, которые будут строить сложные поисковые запросы.

Третий принцип ECM в SharePoint, самый сложный для применения – не пытаться создать универсальную модель сущностей и связей для всего ECM, а сконцентрироваться на автоматизации конкретных процессов. Люди с аналитическим складом ума всегда пытаются обобщить механизмы работы системы, чтобы уменьшить её когнитивную сложность. Это, в свою очередь, ведет к усложнению реализации из-за частных случаев и процессов выбивающихся из общей картины. Нужно понять, что пользователям не придется сталкиваться со всей системой разом, они будут работать с малой частью системы в один момент времени. Для начала нужно исключить из лексикона слова “любой” и “все”, всегда рассматривать конкретные процессы и типы документов.

Инфраструктура

Когда разобрались с принципами нужно правильно подготовить инфраструктуру к реализации системы. Если вы еще не перешли на SharePoint 2013, то самое время это сделать. Также вам понадобится Exchange для электронной почты.

Для работы вам обязательно понадобятся четыре службы:

  • Служба поиска
  • Служба управляемых метаданных
  • Служба профилей пользователей (должен быть настроен импорт из AD)
  • Служба управления приложениями (App Management Service)

Эти службы должны работать и быть правильно настроенными, чтобы все возможности были доступны.

Обязательно нужно поставить и подключить к SharePoint серверы Workflow Manager и Office Web Apps.

На ферме SharePoint обязательно надо настроить исходящую и входящую электронную почту, а также создание групп рассылки в AD, чтобы можно было отправлять почту группам

Далее вам понадобится как минимум три коллекции сайтов (не считая коллекции сайтов портала, MySiteHost и App Catalog):

  • ECM Control Center – коллекция сайтов с включенными фичами Content Type Syndication Hub и Document ID. Шаблон может быть любой. В службе управляемых метаданных необходимо вписать url этой коллекции в поле Content Type Hub (подробнее - http://www.wictorwilen.se/Post/Plan-your-SharePoint-2010-Content-Type-Hub-carefully.aspx)
  • Архив – коллекция сайтов из шаблона Центр Записей (Records Center). Архив желательно разместить в отдельной БД и настроить Remote Blob Storage.
  • Коллекция сайтов с оперативными документами. В зависимости от информационной архитектуры фермы может быть несколько таких коллекций. Рекомендую сразу включить и настроить фичу Document ID в этих коллекциях.

В настройках фермы создайте подключение для отправки документов (Send To Connection) и укажите в качестве назначения урл организатора контента в коллекции узлов архива (Подробности тут: http://office.microsoft.com/en-gb/office365-sharepoint-online-enterprise-help/configure-send-to-connections-for-records-management-HA102895194.aspx).

Кстати это все доступно и в Office 365, вам необходимо будет только создать коллекции сайтов архива и оперативных документов. Для content type hub автоматически создается коллекция узлов, не видимая в списке в панели администрирования.

Схема данных

Когда ферма готова надо начинать описывать типы контента документов. Все типы контента необходимо создавать в ECM Control Center. После создания типы контента необходимо опубликовать и механизмом синдикации эти типы будут копироваться в остальные коллекции сайтов вместе с полями, формами, шаблонами документов и политиками.

Надо учитывать, что lookup поля не поддерживаются при синдикации, поэтому все лукапы надо заменить на поля выбора, поля метаданных или ссылки на DocID (придется сделать custom renderer).

Рабочие процессы

Когда необходимые типы контента созданы и опубликованы можно приступать к созданию процессов.

Процессы  могут быть двух видов:

  • Структурированные – когда есть схема и четко прописаны роли.
  • Ad-hoc процессы – когда набор участников задается при запуске процесса, а маршрут заранее не определен или определен частично.

Для Ad-hoc процессов удобно использовать встроенные в SharePoint рабочие процессы утверждения и сбора отзывов. Важно следить чтобы ad-hoc процессы работали в рамках небольшой группы людей, иначе процессы будут очень сильно буксовать.

Структурированные процессы могут затрагивать людей из разных подразделений и выполняться довольно долго, а также содержать нетривиальную логику ветвления. Для таких процессов имеет смысл использовать workflow в режиме SharePoint 2013, созданные в SharePoint Designer и, возможно, допиленные в Visual Studio.

Для структурированных процессов необходимо создать группы SharePoint под каждую роль в процессе. Это сильно упростит вопросы замещения отсутствующих пользователей и делегирование обязанностей (достаточно будет добавить человека в группу).

Для каждого процесса необходимо создать свой список с нужным типом контента и цеплять рабочие процессы к этому списку. Для каждой группы процессов, сходных по целям, создавайте отдельный сайт. Например для согласования договоров отдельный сайт, с несколькими списками: договоры с подрядчиками, договоры с клиентами; для командировок свой сайт, и так далее. Landing page сайтов наполните инструкциями о том, как работать с процессами. Желательно запишите видео.

Типы контента, полученные с помощью синдикации, являются read-only. Но в списки и библиотеки можно добавлять поля, помогающие автоматизировать процессы. Также в списках можно создавать папки для разграничения доступа.

Важно везде использовать ссылку на Document ID, вместо url файла.

Архивирование

Так как большая часть списков и библиотек в оперативных коллекциях сайтов будут иметь плоскую структуру, то они быстро превратятся в помойку. Надо настроить автоматическое архивирование с помощью политик жизненного цикла (retention policy). Их можно цеплять как к типам контента, так и к библиотекам или папкам. Например можно назначить политику – перемещать в архив документы через месяц (неделю, год, на ваше усмотрение) с даты последнего изменения. (подробнее тут - http://www.c-sharpcorner.com/uploadfile/anavijai/retention-policy-for-a-document-library-in-sharepoint-2010/). Кроме того операцию перемещения в архив можно добавить в виде действия рабочего процесса.

В Архиве необходимо настроить Content Organizer, чтобы он размещал документы по папкам. Content Organizer умеет раскладывать документы по подпапкам в зависимости от атрибутов типа контента, а также умеет создавать подпапки при достижении границы количества элементов (чтобы исключить Large List Threshold).

Еще одна возможность, которой обязательно надо пользоваться – “объявление записью”. По сути это полная блокировка изменения документа. В архиве можно настроить автоматическое объявление записью всех попадающих в него документов.

Поисковые представления

В SharePoint 2013 колонки сайта автоматически превращаются в managed properties поиска. Но, увы, без атрибута refinable. Поэтому для начала вам надо будет создать в схеме поиска нужные managed properties. Также удобно создать типы результатов (Search Result Type) под каждый тип документа.

После этого можно сделать отдельный сайт – центр поиска, на котором разместить поиск по всем документам и, при необходимости, по отдельным типам.

Заключение

Статья и так получилась очень громоздкой, хотя рассказал только основы, осталось еще много тонкостей. Скорее всего я сделаю курс для тех кто хочет раскопать тему до конца. Надеюсь для остальных статья тоже будет полезной и поможет создавать правильную архитектуру решений на SharePoint.

Комментарии




Необходимо войти на сайт, чтобы оставлять комментарии