Блог


Последние записи


Теги

Информация

SharePoint 2010 в простых картинках

Фильтр по тегу: word


Набор документов (Document Set) в SharePoint 2010

Сейчас мы покажем маленькое ИТишное чудо. Именно за этот функционал и стоит платить деньги при покупке SharePoint 2010. Т.к. именно его не хватало в предыдущих версиях. Что же такое набор документов?

Набор документов (Document Set) – набор или пакет документов. Лучшего определения не подобрать. Набор документов часто используется в реальной жизни: например, пакет документов для регистрации компании, нового сотрудника, поставщика; набор документов для открытия счета в банке. Что может набор документов SharePoint:

· Группировать несколько документов в библиотеке, наподобие усовершенствованной папки;

· Автоматически создавать пакет документов с любым количеством файлов или шаблонов файлов;

· Добавлять новые документы в созданный пакет документов;

· Обычные средства для работы с документами, как в библиотеке;

· Назначать права на весь пакет документов;

· Создавать уникальные страницы для каждого набора документов, если это необходимо;

· Хранить множество пакетов документов в одной библиотеке;

· Следить за версионностью всего пакета документов одновременно;

· Записать новую версию пакета документов в любое время, а не только при изменении файла;

· Набору документов автоматически присваивается уникальный штрих код и идентификатор;

· Назначать рабочие процессы (утверждение, согласование и любые другие) на весь пакет документов.

Вероятно, в вашей компании найдется множество вариантов, когда нужен набор документов. Например, карточка сотрудника: трудовой договор, анкета,...

читать дальше...


Календарь (Calendar) в SharePoint 2010

Что такое календарь не нужно объяснять. Но вот что может быть календарем в SharePoint, нужно рассказать или, лучше, показать. Любые данные, попавшие в SharePoint, можно представить в виде календаря. Все зависит от вашей фантазии и задач.

Например: Компания BlueBalloon принимает заявки на покупку шаров. Они вносятся на портал как файлы в библиотеке:

image

Рис. 135 Библиотека «Заявки на покупку»

При загрузке файла на портал автоматически заполняется дата его создания. Эту дату можно использовать в календаре. Для календаря вы можете использовать любые даты и интервалы, какие пожелаете.

Дальше начинается волшебство.

Для библиотеки создадим представление календаря. Дату создания укажем как начало и окончание временного интервала. Получим вот такой вот календарь заявок по датам:

image

Рис. 136 Прием заявок на покупку по датам

Дальше » читать дальше...


Создание записи блога в SharePoint 2010

Создать новую запись можно двумя способами:

1. На главной странице блога, в правом меню, нажимаем на ссылку Создать запись (блок «Работа с блогом» на Рис. 149). Откроется окно создания записи. В окно вносим: название (заголовок), основной текст, категории и дату публикации. Запись можно сохранить как черновик (кнопка Сохранить как черновик) и вернуться к ее редактированию позже, либо опубликовать для всех у кого есть на это права (кнопка Опубликовать):

image

Рис. 151 Создание записи блога

2. Второй способ более простой в использовании, т.к. позволяет создавать записи в блоге SharePoint из популярных программ (например из Word и Windows Live Writer). В них проще работать с картинками и диаграммами, т.к. не нужно предварительно загружать картинки на портал. Поле для творчества в специализированной программе намного больше, чем в первом способе. Чтобы воспользоваться внешней программой нажимаем «Запуск программы блога для размещения записей» на главной странице (блок «Работа с блогом» на Рис. 149). После этого откроется программа (в нашем случае MS Word), в которой будет окно со ссылкой на блог. Нажимаем в нем Ok, и можно приступать к созданию записи.

Добавляем категорию на страницу и выбираем нужную. Первая запись для нашего блога SharePoint показана на рисунке ниже.

image

Рис. 152 Создание записи блога из MS Word

Дальше » читать дальше...


Пример 3. Шаблон файла не использует поля библиотеки SharePoint 2010 или в библиотеке нет шаблона до

image
Рис. 73 Шаблон файла без подстановки полей
Пример 3 – самый распространенный вариант в компаниях, т.к. редко кто знает о существовании первых двух возможностей.
Дальше » читать дальше...


Пример 2. Собственные поля библиотеки SharePoint 2010 и как они используются в шаблоне документа Wor

image

Рис. 72 Поля библиотеки в шаблоне документа

Если библиотека использует только собственные поля, то никаких внешних подключений полей из других списков нет. Это не значит, что у вас не будет выпадающих списков. Они тоже могут присутствовать, но и изменять их нужно уже в самой библиотеке. Это можно сделать через настройки библиотеки.

Дальше » читать дальше...


Пример 1.Внешние данные в библиотеке SharePoint и их использование в шаблоне документа

Ниже проиллюстрирован пример заявки на покупку (с Рис. 70). Выпадающие списки в шаблоне – это поля библиотеки. Эти поля подключены из других списков.

image

Рис. 71 Внешние данные в шаблоне документа

Как вы можете видеть, библиотека может использовать одно поле или несколько полей из другого списка наравне со своими собственными. Если вы заполняете такой шаблон и в выпадающем списке нет нужного значения, то не нужно ничего придумывать. Нужно добавить значение в список, из которого эти данные берутся, и тогда они автоматически покажутся в выпадающем списке в шаблоне.

Дальше » читать дальше...


Использование шаблона документа в библиотеке SharePoint (Примеры)

Описание примера: Так как компания занимается продажей воздушных шаров, то ей необходимо регистрировать все поступившие заявки на покупку шаров. Для этого был разработан специальный бланк, в который включены все необходимые поля.

Шаблон заявки на покупку воздушных шаров открытый в Word выглядит вот так:

image

Рис. 70 Шаблон заявки на покупку воздушных шаров

Этот шаблон был создан в MS Word и загружен как шаблон документа в библиотеку. Такие шаблоны часто встречаются и могут быть созданы без кодирования.

Дальше » читать дальше...